Очень просто.
Копируем или оцифровываем звук или видео что угодно, потом упорядочиваем это по папкам и переименовываем файлы стараясь впихнуть в название всё невпихуемое.

Как родная меня мать Сам. обл. Б-Чер. р-н п.Петровский  Самороднова Валентина Ивановна, Чуканова Нина Павловна (1942), Сигалаева Валентина Ивановна (1938) 22.10.17 СОУКИ.mp3

Потом приносим кому-нибудь скопировать это на хранение, а вовремя копирования получаем ошибку.
Файл не может быть скопирован, ошибка длинны имени файла.
Еще хуже, когда все это пишется на английском.
Паника, то-ли диск полетел, то-ли файл битый..
Все гораздо проще, файл имеет слишком длинное название, операционная система не может его скопировать. Просто переименуйте его покороче.

Делайте нормальную иерархию папок.
Организация

• Область
  • Район
    • Населенный пункт
      • дата
        • название фрагмента записи (название песни, рассказ итд)

Если хотите чтобы все уместилось и никогда не потерялось, озаботьтесь изучением метатэгов файла. Я об этом писал, рекомендую почитать.